مدیریت چرخه حیات قراردادها چیست؟

تعریف مدیریت چرخه حیات قراردادها

مدیریت چرخه حیات قراردادها،  فرآیند پیگیری و مدیریت هر جنبه از قرارداد برای عملکرد، انطباق و سایر عوامل موفقیت آن است و در هر مرحله از چرخه حیات قرارداد (از اجرا تا تمدید یا انقضا) ادامه دارد. فرآیند مدیریت، زمانی شروع می‌شود که قراردادی پیشنهاد یا درخواست شود؛ این فرایند در طول مدت زمان تحویل کالا یا خدمات وعده‌داده‌شده و تا موعد تمدید قرارداد ادامه می‌یابد.

وجود یک فرآیند قوی مدیریت قراردادها به سازمان‌ها کمک می‌کند رویکرد منظم و مشخصی برای مدیریت توافق‎نامه‌ها داشته باشند که می‌تواند منجر به کاهش ریسک قراردادها شود و احتمال اجرای قراردادهای مهم را به نحو مطلوبی افزایش دهد.

کسب‌وکارها، سیستم‌های مدیریت چرخه حیات قراردادها را معمولا در قالب نرم‌افزارهای مدیریت قراردارد ایجاد یا اتخاذ می‌کنند تا به ساده‌سازی و ساختارمند کردن جنبه‌های مختلف پیرامون چرخه حیات قراردادها، کمک کنند. بعضی از دستورالعمل‌های مدیریت چرخه حیات قراردادها برای حل مسائل تمامی بخش‌های قراردادها  کاربرد دارند، در حالی که بعضی دیگر از دستورالعمل‌ها، راه حلی برای تأثیرگذاری سریع و مقرون به صرفه  بر  بخش‌های خاصی از فرآیند قرارداد را ارائه می‌دهند. برای مثال، ContractWorks به گونه‌ای طراحی شده است  که به تیم‌ها روشی ساده و سرراست برای امضا، ذخیره، نظارت و گزارش قراردادهای شرکتی ارائه کند. در CLM چیزی به عنوان راه‌حلی برای همه مشکلات وجود ندارد- هر کسب‌وکاری چالش‌ها، نیازمندی‌ها و بودجه ‌خاص خودش را دارد؛ بنابراین بهتر است آن نوع نرم‌افزاری را پیدا کنید که با موقعیت منحصربه‌ فرد شما منطبق باشد.

نرم‌افزار مدیریت چرخه حیات قرارداد مدیریت فرآیندهای مختلف درگیر در قرارداد را آسان‌تر می‌کند. تقریباً تمام جنبه‌های فرآیند CLM را می‌توان به صورت دستی انجام داد، اما استفاده از نرم‌افزار هدفمند می‌تواند در وقت ارزشمند شما صرفه‌جویی کند، خطرات را کاهش دهد و بینش بیشتری نسبت به جزئیات مجموعه تحت قراردادتان به شما بدهد.

 چرا مدیریت چرخه حیات قراردادها اهمیت دارد؟

CLM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های قراردادها را به حداقل برسانند، از انطباق قرارداد با مقررات و ضوابط حسابرسی برای عمل به تعهدات، اطمینان حاصل کنند و تمام فرایند، از ابتدا تا انتها را سازماندهی کنند. مدیریت موثر قراردادها به معنای صرفه‌جویی در هزینه و زمان برای هر سازمانی است.

درخواست، تالیف، مذاکره و تایید

اولین مرحله در چرخه حیات قرارداد، درخواست قرارداد است. در این مرحله، پیش نویس قرارداد مورد توافق، نوشته می‌شود. با این حال، درک این نکته مهم است که اکثر قراردادها همانطور که هستند توافق و امضا نمی‌شوند. پیش از امضای قرارداد ممکن است نیاز باشد که تغییرات بنیادینی در متن قرارداد اعمال شود تا همه طرف‌های درگیر در قرارداد بتوانند بر سر آن توافق کنند.
سپس فرآیند مذاکره زمانی آغاز می‌شود که قرارداد برای اولین بار تهیه شده و برای بررسی توسط همه طرف‌های درگیر، در دسترس آنان قرار می‌گیرد. اغلب اوقات، مرحله مذاکره یکی از طولانی‌ترین و چالش برانگیزترین مراحل کل چرخه حیات قرارداد است. بسته به تعداد طرفین درگیر، ممکن است قبل از دستیابی به توافق نهایی، کمی رفت‌وبرگشت‌ها طول بکشد.

در این مرحله کماکان طرف‌های درگیر و بخش‌های داخلی آنان قرارداد را بررسی و در نهایت تایید می‌کنند. در مواردی که از نرم‌افزار مدیریت قرارداد استفاده می‌شود، فرآیند امضا می‌تواند ساده‌تر شود، زیرا این برنامه‌ها اغلب دارای ویژگی‌های مفیدی هستند که به کاربران اجازه می‌دهد تا در صورت نیاز، در طول فرآیند امضای قرارداد، نسخه‌های رسمی قرارداد را در اختیار شرکا و سایر افراد مجاز قرار دهند.

ذخیره‌سازی و سازماندهی

یکی دیگر از جنبه‌های مهم مدیریت چرخه حیات قرارداد، ذخیره‌سازی و سازماندهی قراردادهاست. در واقع، می‌توان تا آنجا پیش رفت که مدعی شویم موفقیت یا شکست فرایند CLM، کاملا به سازمان بستگی دارد. این مرحله از فرآیند شامل حصول اطمینان از این است که قراردادها به درستی ثبت و سازماندهی شده‌اند و در صورت نیاز، به راحتی قابل بازیابی هستند.

با وجود اینکه قرارداد بسته می‌شود اما احتمال ویرایش آن در آینده وجود دارد و حتما در مقطعی باید به آن ارجاع داده شود. به همین دلیل، تعداد فزاینده‌ای از سازمان‌ها شروع به فاصله گرفتن از ذخیره‌سازی قراردادها در ابعاد فیزیکی کرده‌اند و در عوض از ذخیره‌سازی ابری^[1] برای همه قراردادها و سایر اسناد مهم استفاده می‌کنند.

دلایل زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد چرا این کار برای تمامی مشاغل در هر سطح و اندازه‌ای مناسب است. فضای ذخیره سازی ابری (با ویژگی‌های امنیتی مناسب) به کاربران مجاز اجازه می‌دهد به راحتی به مخزنی از قراردادها دسترسی داشته باشند. هنگام آپلود، این قراردادها را می‌توان با اطلاعات مرتبط برچسب‌گذاری کرد تا با استفاده از یک امکان جستجوی ساده بتوان آن‌ها را پیدا کرد. در نهایت، ذخیره سازی دیجیتال توانسته است سازماندهی، ذخیره‌سازی و بازیابی قراردادها  را ساده‌تر از قبل کند.

پیگیری و گزارش

گام مهم دیگر در مدیریت چرخه حیات قرارداد، پیگیری و گزارش است. این همان جایی است که ریسک زیادی وجود دارد، به همین دلیل هم سازمان‌ها و آژانس‌ها باید روی اصلاح این مرحله و حصول اطمینان از انطباق آن با مفاد قرارداد تمرکز کنند تا هیچ چیز از دست نرود.این امر به شما امکان نظارت دقیق بر اعمال کاربر را می‌دهد و راهی آسان برای پیگیری اشتباهات و اسناد مفقود شده در راستای اعمال اصلاحات است.

یک CLM موفق شامل نظارت دقیق بر قراردادها در تاریخ‌های سررسید تعهدات، انطباق، و هر پارامتر مهم دیگری در رابطه با قرارداد است. اینجاست که وجود نرم‌افزار مدیریت قرارداد می‌تواند مفید باشد. این نرم‌افزار می‌تواند به بهبود انطباق با قرارداد کمک کند و اطمینان حاصل کند که هرگز موارد مهم از قلم نمی‌افتند.

برنامه مدیریت قرارداد می‌تواند مسائل بالقوه و سطوح ریسک را ثبت نماید و آن‌ها را به شما یادآوری کند. استفاده از بند برچسب‌گذاری و یادداشت‌‌برداری مشترک، راهی مناسب برای تشخیص زودهنگام مشکلات هستند؛ آن هم پیش از زمانی که هزینه، زمان، منابع و پول زیادی از جیب شرکت یا سازمان شما رفته باشد.

عملکرد و مذاکره مجدد

یک فرایند کارامد مدیریت قرارداد به موقع ایجاد می‌شود تا تیم‌های حقوقی و مدیریتی شما به طور منظم عملکرد طرف‌های قرار داد را بررسی کنند و میزان تطابق عملکرد با توافق را بسنجند. قراردادهایی که به خوبی پیش نمی‌روند را می‌توان فسخ کرد یا با بررسی مجدد به توافق مطلوب‌تری در راستای تجارت شما تبدیل کرد.

مزایای نرم‌افزار مدیریت قرارداد

‌چند دلیل عمده وجود دارد که چرا سازمان‌ها برای مدیریت موثرتر قراردادها به نرم‌افزار مدیریت قرارداد روی می‌آورند:

• امضای قرارداد سریع‌تر و آسان‌تر

بسیاری از راه‌حل‌های نرم‌افزاری در CLM شامل قابلیت‌های داخلی امضای الکترونیکی هستند یا می‌توانند با ابزارهای الکترونیکی مستقل ادغام شوند و این امکان را به شما بدهند؛ بنابراین پس از اینکه همه طرف‌ها برای پیشبرد توافق آماده شدند، مجبور نیستید تا با با دردسرهای امضای فیزیکی و تعلل‌های غیرضروری مقابله کنید.

• سازماندهی قرارداد، دسترسی و قابلیت مشاهده

نرم‌افزار CLM به شما امکان می‌دهد همه قراردادهای خود را در یک مکان آنلاین و مرکزی ذخیره و سازماندهی کنید، بنابراین همیشه می‌دانید که مهمترین اسناد ومدارک خود را کجا پیدا کنید. امکان جستجوی پیشرفته برای یافتن هر قرارداد یا عبارت کلیدی را به‌صورت فوری و آسان فراهم می‌کند و نیاز به جستجو در صندوق‌های ورودی و فایل‌های همگانی (مشترک) برای یافتن آنچه به دنبال آن هستید را از بین می‌برد.

• پیگیری و گزارش خودکار قرارداد

نرم‌افزارCLM کارهای دستی را از فرایند مربوط به ثبت تاریخ سررسیدهای قرارداد خارج می‌کند. با بهره‌گیری از ویژگی‌های هشدار و اعلان، می‌توانید دستورالعمل CLM خود را به نحوی ساختاربندی کنید که قبل از تاریخ‌های کلیدی قرارداد – مانند تاریخ‌های پایان یا پنجره‌های اخطار فسخ، یادآوری‌هایی در قالب ایمیل برای شما ارسال کند. و با ابزارهای گزارش‌دهی سفارشی، می‌توانید به راحتی گزارش‌ها را بر اساس داده‌های برچسب‌گذاری‌شده در قراردادهای خود تنظیم و برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را به اشتراک بگذارید، بنابراین می‌توانید مواردی مانند قراردادهایی که در 90 روز آینده منقضی می‌شوند یا اینکه کدام قراردادها حاوی بندهای فورس ماژور هستند را مشاهده کنید.

نکته‌ای در باب امنیت

قراردادها اغلب حاوی اطلاعات حساسی هستند، به همین دلیل است که نگرانی‌های امنیتی باید دراولویت اصلی تصمیم‌گیری در مورد نحوه و مکان ذخیره و سازماندهی قراردادها باشند. در حداقلی‌ترین حالت، جزئیات قرارداد، هم در زمان انتقال و هم در زمان نگه‌داری باید رمزگذاری شوند. به این ترتیب، حتی اگر یک کاربر غیرمجاز به یکی از قراردادهای شما دسترسی پیدا کند، اطلاعات درج شده برای او غیرقابل خواندن خواهد بود.

احراز هویت دو مرحله‌ای یکی دیگر از امکانات امنیتی مهمی است که هنگام انتخاب دستورالعمل‌های مدیریت قرارداد برای سازمان خود، باید به دنبال آن باشید. این امکان برای ورود نه تنها به یک نام کاربری و رمز عبور برای ورود نیاز دارد، بلکه مستلزم انجام یک اقدام امنیتی اضافی نیز هست. معمولا احتیاج است که یک کد ورود یک‌بار مصرف که به تلفن همراه شما ارسال شده است را وارد کنید. سایر اقدامات امنیتی بالقوه‌ای که باید به دنبال آنها باشید عبارتند از:

• گزینه‌های غیرفعال کردن چاپ قرارداد
• گزارش‌های بازرسی (برای ردیابی افرادی که به اسناد دسترسی پیدا کرده‌اند یا آنها را ویرایش کرده اند)
• مدیریت مجوزها برای محدود کردن دسترسی
• امکان نظارت بدون از دست رفتن حریم خصوصی

از اولین پیش‌نویس سند تا مدت‌ها پس از امضای آن، امنیت یکی از دغدغه‌های اصلی است. ‌بدون امکانات  امنیتی مناسب در نرم‌افزار مدیریت قرارداد، نقض امنیت می‌تواند مشکلات حقوقی قابل توجهی برای سازمان شما ایجاد کند.

صنایع و تیم‌های داخلی درگیر در CLM

CLM در هر زمینه‌ای که به قراردادها متکی است، مرکزیت دارد. بهبود مدیریت قرارداد می‌تواند به شرکت‌ها متعددی در حوزه‌های مختلف از صنایع، از جمله تولید، ارتباطات، فناوری، مراکز مراقبت‌های بهداشتی و فینتک کمک کند.

در هر آژانس یا سازمانی، ممکن است بخش‌های متعددی در تلاش‌های منتج به CLM مشارکت داشته باشند:

• بخش‌های فروش و منابع

این بخش‌ها نیاز به قراردادهای خارجی را افزایش می‌دهند و در مذاکره، تأیید و بررسی عملکرد نقش دارند.

• دپارتمان‌های حقوقی

این بخش‌ها اغلب مسئول حفظ قراردادها در صنایع سنگین (مانند مراقبت‌های بهداشتی) هستند.  گروه حقوقی درگیر مذاکره، تایید، انطباق و اعمال ممیزی‌های منظم است. در اکثر مواقع، تیم‌های حقوقی با تیم‌های دقیق بررسی کار می‌کنند تا قبل از هر اقدامی، از قابل قبول بودن قراردادها برای تیم مدیریتی اطمینان حاصل کنند.

• بخش منابع انسانی

این کارمندان معمولاً از مدیریت چرخه حیات قرارداد به صورت داخلی استفاده می‌کنند. همچنین ممکن است در مذاکرات داخلی شرکت داشته باشند و از معیارهای عملکرد و بندهای ویژه در قراردادها برای درک وضعیت کسب و کار در رابطه با کارکنان خود استفاده کنند.

• تیم‌های مدیریتی

این گروه وظیفه دارند تا بر تیم‌های مختلف درگیر در فرایند مدیریت قرارداد، نظارت کنند تا مطمئن شوند همه بخش‌ها در راستای اهداف یکسانی حرکت می‌کنند و از پروتکل‌های سازمانی مشابهی پیروی می‌کنند.

به زبان ساده، CLM برای همه سازمان‌های مدرن ضروری است. بهبود فرآیند مدیریت چرخه حیات قرارداد، به شما این امکان را می‌دهد که سازماندهی بهتری داشته باشید و در عملکرد قرارداد شرکت خود به روز عمل کنید. علاوه بر این، مدیریت قرارداد مؤثرتر کرده، حاکمیت و مسئولیت‌پذیری شما را بهبود می‌بخشد و به شرکت شما کمک می‌کند تا از گام‌های اشتباهی که می‌تواند بر آینده آن تأثیرگذار باشد، جلوگیری کنید.

امضانو (از کسب‌وکارهای پرتفوی سرمایه‌گذاری خطرپذیر تکنوتجارت) سامانه مدیریت چرخه حیات اسناد و قراردادهای دیجیتالی است که در مسیر تحول دیجیتال سازمان‌های ایرانی همراه آن‌ها می‌شود و به آن‌ها این امکان را می‌دهد که از یکی از تازه‌ترین راهکارها در حوزه فناوری‌های حقوقی بهره ببرند.

منبع:
https://www.contractworks.com

^[1]Cloud storage